Analisis System

1.     Analisis Sistem

            Menurut Jogiyanto Hartono (2005:129) Analisis sistem (system analysis) dapat didefenisikan sebagai :

            Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan - hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan - perbaikannya.

                Pada tahapan ini analisis akan mencari masukan kebutuhan sistem dari pengguna untuk memperoleh informasi detail kebutuhan masing-masing pengguna. Hasil yang didapat akan dipakai sebagai bahan menyusun desain web yang baik.

Langkah-langkah dalam analisis sistem adalah:

a)      Mengidentifikasi masalah

-  Mengidentifikasi titik masalah

-  Mengidentifikasi titik keputusan

b)      Memahami kerja sistem yang ada

-  Menentukan jenis penelitian

-  Merencanakan jadwal penelitian

-  Membuat agenda wawancara

-  Mengumpulkan hasil penelitian

2.   Perancangan Sistem                             

            Menurut Tata Sutabri (2001:30) ”Perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis pengembangan sistem yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk dan mendefinisikan kebutuhan fungsionalnya”.

            Untuk memudahkan dan mengikuti langkah-langkah dalam pembuatan sistem, maka perancangan sistem harus membutuhkan deskripsi tentang sistem yang dibuat. Deskripsi ini kemudian akan menjadi bahan diskusi antara perancang sistem dengan pengguna sistem.

            Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk merancang kebutuhan sistem yang diinginkan oleh pemakai serta membuat gambaran yang jelas.

Langkah-langkah perancangan sistem adalah:

1. Mengadakan survei untuk mengetahui kebutuhan pemakai
2. Membuat deskripsi kebutuhan pemakai
3. Merancang desain yaitu mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai
4. Melakukan implementasi dengan mempresentasikan desain kedalam program pembuatan web yang akan dikerjakan.
5. Mengadakan uji coba yaitu menguji seluruh spesifikasi terstruktur.
6. Melakukan instalasi yaitu pemasangan perangkat sistem web yang akan dikerjakan.

3.  Basis Data (Database)

3.1 Pengertian Basis Data (database)

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyedikan informasi bagi para pemakai.

Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan  database system. Menurut Jogiyanto Hartono (2005:217) system basis data sebagai berikut:

Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

3.2 Komponen-komponen Basis Data

Ada beberapa komponen basis data yang perlu dipahami, antara lain adalah:

1. Entity (Entitas)

            Entity yaitu suatu objek (bagian) eksternal dari suatu system yang datanya dapat direkam serta dapat berinteraksi dengan system tersebut.

2. Atribut (field)

Atribut yaitu item-item yang terdapat pada sebuah entitas yang dapat bertindak sebagai pengenal untuk mewakili entitas tersebut.

3. Data Value (nilai data)

            Data Value data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap atribut atau data elemen.

4. Record/Tupple

Record yaitu kumpulan elemen - elemen yang saling berkaitan dalam   menginformasikan tentang suatu intetitas secara lengkap.

5. File/table

            File yaitu kumpulan rekordnya yang sejenis dimana panjang elemennya sama, atribut sama, tetapi berbeda - beda dalam data valuenya. File dalam implementasinya berupa tabel.

3.3   Manfaat Basis Data

               Manfaat basis data agar dapat menemukan kembali data yang dicari dengan mudah dan cepat. Penyususnan suatu database sangat berguna untuk mengatasi masalah-masalah penyusunan data yaitu:

1. Redundansi.

Redundasi terjadi karena penyimpanan di beberapa tempat untuk data yang sama. Redundansi juga dapat mengakibatkan inkosistensi (tidak kosistensi) dalam data.

2. Kesulitan dalam Pengaksesan Data.

Kesulitan dalam pengaksesan data dalam basis data diatasi karena data mampu mengolah data secara langsung dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami (user friendly).

3. Isolasi Data untuk Standarisasi.

Dalam basis data, data yang terjadi dari bebrapa file dibuat dalam satu format sehingga mudah dibuat program aplikasinya.

4. Banyak Pemakai (User Multiple).

Basis data dibangun dalam sistem dapat digunakan oleh banyak orang dalam waktu yang berbeda, diakses oleh program yang sama tapi berbeda orang dan waktu, ini memungkinkan terjadi karena data yang diolah tidak tergantung dan menyatu dalam program tapi terlepas dalam satu kelompok data.

5. Keamanan Data (Security).

Basis data dapat diatur lewat program yang dibuat atau fasilitas keamanan dan sistem opererasinya.

6. Kasatuan Data (Integritas).

Basis data file-file yang saling berkaitan untuk menghubungkan antar file-file tersebut maka secara teknis ada Field kunci untuk mengartikannya.

7. Kebebasan Data (Data Independence).

Perintah-perintah dalam Database Management System (DBMS) haruslah bebas terhadap objektif basis data dalam basis data, artinya bahwa apapun perubahan dalam basis data semua perintah akan mengalami kestabilan tanpa perlu ada yang berubah.

3.4 Operasi-operasi dasar Basis Data

               Operasi-operasi dasar yang terdapat dalam basis data adalah:

1. Pembuatan basis data baru (oreate database)
2. Penghapusan basis data (drop database)
3. Pembuatan file/table-tabel baru dalam suatu basis data (create-tabel)
4. Penghapusan file/table dari basis data (drop data)
5. Penambahan atau pengisisan data baru ke sebuah table/file (insert)
6. Penghapusan data dari suatu table/file (delete)

7.      Pengambilan data dari sebuah file (retrieve)

8. Pengubahan data dari sebuah file (up date)

3.5   Proses Perancangan Basis Data

               Proses perancangan basis data dapat dibagi dalam tiga tahap yaitu:

1. Perancangan basis data secara konseptual

Merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep.

2. Perancangan Basis Data secara logic

Merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual. Model basis data yang akan dipakai (model gravis, model jaringan, model relasional)

3. Perancangan basis data secara fisik

Merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logic menjadi basis data fisik yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal.

Konsep Dasar Sistem

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :

·         Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

·         Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

·         Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

·         Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

·         Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

·         Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

·         Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

·         Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem :

·         Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

·         Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.

Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)  

·         Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer).

Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

·         Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.  

·           Sistem sederhana dan Sistem kompleks

Tingkatan Sistem Informasi

Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial, memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI tersebut adalah :

1.      Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS). TPS merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk pemrosesan transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan data-data transaksi yang terjadi.

2.      Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM  adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data.Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan.

3.      Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan.

4.      Sistem Informasi e-Business dibangun untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.

Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;

·         Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).

·         Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi).

·         Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).

·         Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).

·         Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :

·         On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.

·         Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

·         Decision support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.

·         Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :

·         Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)

·         Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).

·         Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat  terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.

·         Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua sistem selalu berkembang.

 

Pelaku sistem terdiri dari 7 kelompok :

1.      Pemakai ;

Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

2.      Manajemen ;

Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang, misalnya ;

“ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan biaya sebesar x”.

3.      Pemeriksa ;

Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

4.      Penganalisa sistem ;

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :

• Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.
• Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.
• Mediator ;   yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.
• Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5.      Pendesain sistem ;

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

1.  Teori  Sistem Informasi

1.1   Pengertian Sistem

  Berdasarkan buku penerbit Andi Yogyakarta, karangan ”Abdul kadir” (2003:55) bahwa Sistem dapat didefenisikan sebagai ”Sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut  Jerry FitzGerald & Warren D. Stalling, Jr. (2001:1) “Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi dan lebih menekankan pada komponennya untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut Jogianto Hartono (2005:34) mengatakan bahwa :

 Sistem dapat didefenisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari prosedur – prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output yang merupakan sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Sistem terdapat di dalam batas lingkungan berada diluar batas.

Gambar  : Model Sistem

Sumber : ”Sistem  Teknologi Informasi”, Penerbit Andi Yogyakarta.

Karakteristik sistem dibagi menjadi :

1.      Komponen Sistem

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan, dapat berupa sub sistem atau bagian–bagian sistem.

2.      Batas Sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan sistem luar sebagai kesatuan yang menunjukkan ruang lingkup sistem tersebut.

3.      Lingkungan Luar Sistem

Apapun di luar batas sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem, bersifat menguntungkan dan merugikan.

4.      Penghubung Sistem

(Interface) media penghubung antara sub sistem dengan sistem yang lain, memungkinkan suatu sub sistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lain untuk membentuk satu kesatuan.

 5.      Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem dapat berupa, masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (sinyal input).

6.      Keluaran Sistem

Hasil yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan pengolahan sistem, suatu sistem mempunyai bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

7.      Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) kalau tidak sistem tidak akan ada gunanya.

1.2   Pengertian Informasi

            Menurut Tata Sutabri, S. Kom., MM (2001:5) menyatakan bahwa “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

Menurut Abdul Kadir (2003:31) bahwa ”Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut”.

Sedangkan sumber informasi adalah data. Merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kegiatan-kegiatan dan kesatuan nyata. Kegiatan - kegiatan (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

1.  Kualitas Informasi

a.   Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa menyesatkan yang berarti juga informasi harus mencerminkan maksudnya dengan jelas.

2. Tepat waktu

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi yang telah usang tidak akan mempunyai arti lagi.

3. Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi tiap-tiap orang berbeda-beda.

2.  Nilai Informasi

Informasi tidak dapat diukur dengan uang, karena informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan informasi tidak hanya dibutuhkan oleh satu orang saja dalam suatu instansi.

3.  Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Dan penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus informasi (information cycles). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). Menurut Analisis dan Desain Sistem Informasi, ANDI, Yogyakarta Jogiyanto Hartono.

Informasi yang baik mempunyai ciri – ciri sebagai berikut :

1. Benar atau salah

Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.

2. Baru

Informasi benar – benar baru bagi penerima.

3. Tambahan

Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.

4. Korektif

Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

5. Penegas

Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

1.3      Pengertian Sistem Informasi

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi.

Jogiyanto Hartono (2005:15) ”Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya”.

Adapun elemen-elemen sistem, yaitu :

a.   Tujuan

Tujuan merupakan sasaran atau tujuan akhir dari pengolahan sistem.

b.   Batasan

Batasan merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya sehingga memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dalam sebuah ruang lingkup.

c.    Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan suatu media yang menghubungkan antara subsistem yang satu dengan subsistem yang lainnya yang memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lain.

d.    Kontrol

Kontrol merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem.

e.    Input

Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan.

f.   Proses

Proses merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi keluaran berupa informasi yang sesuai dengan keinginan penerima.

g.   Output

Output merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem.

h.   Umpan Balik

Umpan balik merupakan suatu reaksi yang dilakukan apabila mendapat suatu masukan.

Keterkaitan elemen – elemen yang terdapat pada sistem dapat dilihat pada gambar berikut :

 

Gambar : Keterkaitan Elemen – elemen sistem

Sumber : ”Pengenalan Sistem Informasi”, Penerbit Andi Yogyakarta. 
          

Menurut Abdul Kadir (2003:10) dalam bukunya ”Pengenalan Sistem Informasi”, sebagai berikut :

 Sistem Informasi adalah sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem informasi berbasis web adalah sebuah rangkaian data yang dikumpulkan dan diolah menjadi informasi yang terdapat di internet yang dapat dipakai oleh seluruh pengguna internet.       

1.4      Siklus Hidup Sistem Informasi

Menurut E. Kendall & Julie E. Kendall, (2003:11)  mengatakan bahwa :

Siklus Hidup Sistem Informasi adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pamakai secara spesifik dan beberapa aktifitas muncul secara simultan, dan aktifitas tersebut dilakukan secara berulang  dalam tahap – tahap dengan aktivitas yang saling tumpang tindih satu sama lainnya dan menuju tujuan terakhir dan tidak dalam langkah – langkah terpisah.

                Siklus hidup sistem informasi terdiri dari tujuh tahap yaitu :

1.   Mengidentifikasi Masalah, peluang dan Tujuan

       Di tahap pertama dari siklus hidup sistem informasi ini, penganalisis mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan yang akan dicapai, penganalisis menentukan dengan tepat berbagai masalah, peluang adalah situasi dimana penganalisis yakin bahwa peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi, mengidentifikasi tujuan menjadi komponen terpenting pada tahap ini.

2.   Menentukan Syarat – syarat informasi

Dalam tahap berikutnya penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat – syarat informasi diantaranya perangkat – perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat – syarat informasi di dalam bisnis diantaranya menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan, penganalisis berusaha keras untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan.

3.   Menganalisis Kebutuhan Sistem

Dalam tahap berikutnya yaitu menganalisis kebutuhan sistem, perangkat dan teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan, perangkat yang dimaksud adalah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output.

4.   Merancang Sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap desain dari siklus hidup sistem informasi, penganalisis menggunakan infromasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik.

5.   Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak

Dalam tahap kelima dari siklus hidup sistem informasi, penganalisis bekerjasama dengan pemogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan, penganalisis juga bekerjasama dengan pamakai untuk mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif.

6.   Menguji dan Mempertahankan Sistem

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian, mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai ditahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan, sebagian kerja rutin pemogram adalah melakukan pemeliharaan.

 7.   Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem

Ditahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi, tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem, evaluasi yang ditunjukkan sebagai bagian dari siklus hidup sistem informasi biasanya dimaksudkan untuk pembahasan.

               Dari penjelasan tahap - tahap perancangan sistem informasi di atas, dapat dilihat gambar siklus hidup sistem informasi sebagai berikut :

 Gambar : Bagan Siklus Hidup Sistem Informasi

Sumber : “ Analisis Perancangan Sistem”, Edisi Kelima, jilid 1, Kendall & Kendall

1.5 Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi adalah:

1.      Basis Data

Basis data adalah kumpulan file (kelompok data) yang saling berkaitan sehingga suatu bangunan data dapat menginformasikan tentang suatu institusi/perusahaan dengan batasan-batasan tertentu.

2.      Software (Peranti Lunak)

Software (peranti lunak) adalah perangkat lunak komputer, misalnya bahasa pemrograman pascal, bahasa pemrograman basic dan lain - lain.

3.      Hardware (Peranti Keras)

Hardware (peranti keras) adalah perangkat keras komputer, misalnya keyboard, mouse, monitor, printer dan lain - lain.

4.      User

User adalah orang/pengguna jasa komputer.

5.      Informasi

      Informasi adalah hasil dari pengolahan data atau bermanfaat untuk   melakukan kegiatan manajemen

PERANCANGAN SISTEM

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1.      Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

2.      Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

3.      Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

4.      Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.

5.      Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

6.      Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:

1.      Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

2.      Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

3.      Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

4.      Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

a.       Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)

b.      Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut

c.       Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.

d.      Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.

e.       Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.

f.       Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.

g.      Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.

h.      Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim

i.        Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.

j.        Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5.      Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:

a.       Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.

b.      Menyiapkan  model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.

c.       Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.

d.      Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi mengandung hal-hal di atas.

Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:

1.      Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.

2.      Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

1.      Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.

2.      Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

3.      Data yang  dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.

4.      Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.

5.      Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6.      Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.

7.      Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.

8.      Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.

9.      Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.

10.  Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.

11.  Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.

12.  Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.

13.  File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.

14.  Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.

15.  Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.

16.  Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

Untuk menganalisa sistem secara efektif, kita membutuhkan lebih dari sekedar perangkat permodelan; yaitu metode. Metode ini dari waktu ke waktu berubah sesuai dengan perkembangan teknologi. Siklus ini cenderung menglami perubahan yang berarti dengan ditemukannya bahasa generasi keempat dan terakhir generasi kelima dimana pendekatan dengan paradigma object-oriented dan kompatibilitas antar model.

Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu top-down. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil misalnya sebuah kran pada kamar mandi. Metode kedua yaitu bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil sehingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada awal 1980_an mulai dikenal teknik pendesainan terstruktur dengan menggunakan konsep pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan pemrograman dapat dilakukan kerja pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah ketika implementasi maka dilakukan survey, analisa dan desain ulang yang menggantikan metode pendesainan klasik yang cenderung serial.

Pada prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :

§  Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin di atas.

§  Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.

§  Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

§  Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.

§  Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.

§  Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.

§  Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian.

§  Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya.

§  Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.

Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yaitu :

• Top-down. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil misalnya sebuah kran pada kamar mandi. 
• Bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil sehingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil.

Pada prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :

§  Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin di atas.

§  Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.

§  Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

§  Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.

§  Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.

§  Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.

§  Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian.

§  Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya.

§  Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.

TIM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

·         Pemakai Akhir (end-user)

Orang yang memakai system informasi atau informasi yang dihasilkan system informasi. Dalam organisasi,pemakai internal dapat diklasifikasikan menjadi :

1.      Staf

2.      Manajer tingkat rendah

3.      Manajer tingkat menengah

4.      Manajer tingkat atas, dan

5.      Pekerja berpengetahuan

·         Spesialis teknologi informasi

Orang yang bertanggung jawab terhadap kelangsungan operasi dan pengembangan system informasi. Umumnya orang2 ini berada dibawah bagian atau departemen Pengolahan Data Elektronik (PDE).

Tugas Personil yang berperan dalam pengembangan dan operasi system informasi :

1.           Operator, bertugas mengoperasikan komputer dan peralatan pendukung

2.          Analis Sistem (System Analyst), bertugas sebagai antarmuka antara pemakai informasi dan system informasi.Bertanggung jawab menerjemahkan kebutuhan pemakai menjadi rancangan basis data dan aplikasi

3.      Pemrogram Aplikasi (Application Programmer), bertugas membuat suatu aplikasi (program komputer) yang dibuat berdasarkan spesifikasi yang dibuat oleh analis sistem.

4.            Analis Pemrogram(Analyst/Programmer), bertugas sebagai pemrogram dan sekaligus analis system.

5.             Pemrogram system (System Programmer), mempunyai tugas khusus yaitu membuat program yang berhubungan dengan operasi internal komputer dan periferal.

6.             Administrator Basis Data (Database Administrator / DBA), bertanggung jawab terhadap struktur data dalam basis data yg digunakan dalam organisasi.

7.        Teknisi Komunikasi Data / Spesialis Komunikasi Data, bertanggung jawab terhadap masalah komunikasi data dan jaringan computer

8.      Teknisi Perawatan Sistem, bertanggung jawab terhadap kelangsungan operasi perangkat keras (hardware engineer).

9.             Webmaster, bertangung jawab terhadap halaman web yang dimiliki organisasi.

10.         Auditor PDE (EDP Auditor), bertanggung jawab memastikan bahwa sistem informasi yang berbasis komputermemenuhi azas2 akuntansi dan pengauditan sehingga keamanan data dalam sistem terjamin.